تغییر به سال 1400 در نرم افزار حسابداری مالی

به گزارش پرسینا بلاگ، همانطور که می دانید چیزی تا شروع سال 1400 نمانده است. اما شروع این سال جدید به غیر از تغییر در ظاهر نوشتاری آن، باعث بروز تغییراتی در سامانه های فناوری اطلاعات مانند نرم افزار حسابداری مالی، نرم افزارهای اداری و اتوماسیون های اداری و حتی بعضی از سخت افزارها می شود.

اما چطور مشکل تغییر سال 1400 را در نرم افزارهای مالی و اداری رفع کنیم؟ در این مقاله با ما همراه باشید تا پاسخ این سوال را بیابید.

اگر شما هم از کاربران نرم افزارهای حسابداری و مالی باشید، احتمالا می دانید که در صورتی که اطلاعات تاریخ در پایگاه داده های سامانه ها به صورت تاریخ میلادی و یا به صورت چهار رقمی و بر مبنای تاریخ هجری شمسی ذخیره شده باشند، سازمان ها و شرکت هایی که از نرم افزار حسابداری مالی یا به صورت کلی نرم افزارهای مالی و اداری استفاده می کنند، دچار مشکل خاصی نخواهند شد؛ اما اگر این اطلاعات بر اساس سال هجری شمسی و دو رقمی ذخیره شده باشند، حتما با مسائل، خطای محاسباتی، توقف عملیات و آسیب های متعدد دیگری روبرو خواهند شد.

این مسائل را می توان به سه دسته تقسیم کرد:

مسائل ساده مانند نمایش تاریخ به صورت نادرست
مسکلات مهم مانند ایجاد نتایج غلط و اختلال در فعالیت های روزانه سازمان یا کسب و کار
مسائل حاد و بحرانی مانند بروز فجایع غیر قابل جبران انسانی و محیط زیستی

به همین دلیل توجه به این نکته بسیار مهم است و باید قبل از این که مسائل ذکر شده ایجاد شوند به فکر رفع این موضوع در نرم افزارهای کاربردی مثل نرم افزار حسابداری مالی و نرم افزارهای اتوماسیون اداری و… باشیم.

با تغییر سال 1400 دقیقا چه مسئله ای در نرم افزارهای حسابداری مالی ایجاد می شود؟

سال 2000 میلادی را به خاطر دارید؟ در آن زمان به دلیل تغییر قرن میلادی، مسائل زیادی برای بسیاری از نرم افزارها ایجاد شد چون آن زمان برای سال 2000 مجبور به درج عدد 00 بودند که نرم افزارهای با تاریخ دو رقمی، این تاریخ را سال صفر قرن قبلی حساب می کردند و باعث می شد محاسبات بر اساس تاریخ امکان پذیر نباشد.

حالا همین اتفاق ممکن است برای بسیاری از نرم افزارهای حسابداری، مالی و اداری سازمان ها و کسب و کارهای ایرانی پیش آید.

همانطور که می دانید سند حسابداری در نرم افزار حسابداری، عملیات مربوط به مشاهده، ثبت، ویرایش، حذف و چاپ اسناد حسابداری و… را انجام می دهد. این سند شامل بخش های مختلفی مانند شماره، تاریخ، عطف، شرح، گروه و… است. زمانی که یک سال مالی به اتمام می رسد، باید یک سال مالی جدید در نرم افزار حسابداری مالی تعریف شود که به اولین سند تعریف شده در آن سند افتتاحیه می گویند.

این سند در نرم افزارهای حسابداری و مالی که تاریخ چهار رقمی دارند مشکل خاصی ایجاد نمی کند اما اگر این گزینه صرفا تاریخ دو رقمی باشد، امکان ثبت سند افتتاحیه برای کاربر وجود نخواهد داشت. دقیقا مانند مسئله ای که در سال 2000 میلادی پیش آمد.

راهکار مشکل تغییر سال 1400 در نرم افزارهای حسابداری چیست؟

برای اینکه از ایجاد مشکل در تغییر سال 1400 برای نرم افزارهای حسابداری و مالی جلوگیری کنیم، چند راهکار پیش رویمان وجود دارد:

کلیه سازمان ها، شرکت ها و کسب و کارها باید تمامی سامانه های فناوری اطلاعاتشان مانند نرم افزارهای مالی و اتوماسیون های اداری را از نظر نحوه مدیریت تاریخ در سال 1400 و مسائل احتمالی آن بررسی و تحلیل کنند. در صورت مشاهده مشکل در این نرم افزارها، باید با سرویس دهنده (تولیدکننده) نرم افزار مذکور مشکل خود را مطرح کنند تا در قبال خدمات پس از فروش و پشتیبانی نرم افزاری این موضوع رفع شود.

معمولا شرکت های معتبر نرم افزاری که به تولید نرم افزارهای حسابداری و مالی می پردازند، به مشتریان خود خدمات پشتیبانی مناسبی ارائه می دهند.

احتمال بسیار زیاد نرم افزارهای تولید شده با ابزارهای نسل اول و دوم (مثلا نرم افزارهایی که در محیط سیستم عامل DOS هستند) در معرض این مسائل قرار دارند. برای رفع این مشکل بهترین کار مهاجرت به نرم افزارهای مالی و اداری جدید تحت وب است. معمولا نرم افزارهای حسابداری و اتوماسیون اداری نسل سوم و چهارم به دلیل فناوری ساخت جدید، دچار مسائل خاصی برای تغییر سال 1400 نمی شوند و اگر مسئله ای هم وجود داشته باشد با یک آپدیت ساده از طرف تولیدکننده نرم افزار مذکور، مشکل آن به راحتی حل خواهد شد.
در صورتی که توسعه دهنده یا همان تولیدکننده نرم افزار حسابداری و مالی در دسترس نباشد، بهترین کار مهاجرت به نرم افزار مالی و اداری تحت وب است که از خدمات پشتیبانی مناسبی برخوردارند.
اگر سامانه نرم افزاری توسط واحد فناوری اطلاعات خود شرکت یا سازمان شما توسعه یافته باشد، بهتر است که از تجربیات توسعه دهندگان حرفه ای مانند شرکت های بزرگ تولیدکننده نرم افزار مالی و اداری خوب استفاده شود. کاملا واضح است شرکت های تولید کننده نرم افزارهای حسابداری مالی، به دلیل ارتباط با مشتریان مختلف که نیازهای متفاوت دارند، تجربیات بسیار ارزشمندی دارند که ممکن است واحد فناوری اطلاعات سازمان شما از آن تجربیات آگاه نباشد.

بر اساس نظر متخصصان، بهترین کار استفاده از نرم افزارهای مالی و اداری است که توسط توسعه دهندگان حرفه ای طراحی شده اند. این توسعه دهندگان تمامی موضوعات مرتبط به کسب و کارها و سازمان ها را رصد کرده اند و مطمئنا راهکار رفع مسائل احتمالی تغییر سال 1400 شمسی را هم از قبل پیش بینی کرده اند.

سخن آخر

با توجه به اینکه سال 1400 شمسی در شرف آغاز است، بهتر است نیم نگاهی به نرم افزارهای حسابداری مالی یا حتی به صورت کلی به تمامی نرم افزارهای مالی و اداری خود بی اندازید تا مطمئن شوید که برای ثبت سند افتتاحیه و دیگر اسناد در نرم افزارهای مختلف به مشکل نخورید.

اگر نرم افزار فعلی شما دارای تاریخ چهار رقمی نیست و پشتیبانی مناسبی از توسعه دهنده نرم افزار حسابداری مالی فعلی خود دریافت نمی کنید، پیشنهاد می کنیم هرچه زودتر اقدام به مهاجرت به نرم افزارهای مالی و اداری با پشتیبانی قوی کنید که فقط با یک آپدیت می توانند هرگونه مشکل احتمالی را برای شما رفع کنند.

شرکت ها و توسعه دهندگان زیادی برای تولید نرم افزار حسابداری مالی و دیگر نرم افزارهای یکپارچه وجود دارند، ولی آیا همه آنها می توانند نیاز ما را برای رفع مسائلمان در کسب و کار و سازمانی که در آن مشغول به کار هستیم رفع کنند؟

قطعا جواب منفی است زیرا در ایران تولیدکننده نرم افزار حسابداری مالی خوب، انگشت شمار هستند. اگر قصد دارید که از مزایای نرم افزار حسابداری مالی در سازمان، شرکت یا کسب و کارتان بهره مند شوید که دچار مسائلی مانند همین موضوع تغییر سال و… نشود، پیشنهاد می کنیم از طریق سایت شرکت حساب رایان پارس بازدید کنید تا مجموعه ای از نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری متناسب سازمان یا کسب و کار شما را با ارائه دمو نرم افزار حسابداری مالی و نیاز سنجی در اختیار شما قرار دهند.